ライティング

箇条書きの書き方の4つのコツ【言葉や情報を簡潔に整理しよう!】

こんにちは!きよふみ(@Kikki_Sato)です。

今回は、箇条書きを使って相手にわかりやすく物事を伝えるコツを紹介します。

情報を整理する、相手にわかりやすく伝えるという点で箇条書きは役に立つので参考にしてください。

この記事はこんな人におすすめ!
  • 簡潔に伝える方法を知りたい
  • 箇条書きにするとなんかごちゃごちゃしてしまう

箇条書きは要点の整理に最適!

私は片づけ生活というサイトで整理収納についてブログを書き、サービスを行っています。

整理収納のノウハウは生活でも、仕事でも役に立つスキルです。生活、仕事、多くの場面で整理収納の技術を生かすことができることを願ってサービスを展開しています。

実は、整理収納の考え方は何かを伝えるということにおいても役に立ちます。

伝えたい内容を箇条書きにすることで、自分の頭の中の伝えたい内容が整理されます。自分の頭の中が整理されることで、相手へ伝える内容も簡潔でわかりやすいものになるでしょう。

箇条書きは相手へ伝える言葉をわかりやすく整理するための強力なツールです。わかりやすく伝えるための箇条書きの書き方を整理します。

箇条書きで要点を簡潔に整理整頓しよう!

メールなどの文章、資料として残せるプレゼンの時には長々と文章を書くのではなく箇条書きにすると相手の要点が伝わりやすいでしょう。

文章などを図や表を使ってカラフルに魅せるというのも良い時もありますが、短い時間で簡潔に伝える必要があるときは、箇条書きが効果的なことが多いです。

世界の最前線では、「短く、魅力的に伝える」ツールとして箇条書きが選ばれ、そして使われている。プレゼンに限らない。企画書・報告書づくり、メール作成、議事メモ、会議のファシリテーションなど、「短く、魅力的に伝える」箇条書きは、あらゆるビジネスシーンで使われている。

シリコンバレーの起業家たちは、「箇条書き」が上手い。より

上手に利用できれば効率的に相手に情報を伝えることができますね。

箇条書きを使って相手にわかりやすく伝える4つのコツ

1 最終的に言いたいことを意識する

これが最も大切です。何ならこれだけ書いてこの記事を終えてもいいくらい。

自分が相手に何を伝えたいのかをまずははっきりさせましょう。

最終的に伝えたいことが明確になれば、盛り込むとわかりやすい情報や論理の筋道が明確になります。逆に、伝えたいことから考えると不要な情報もわかります。

2 話しておきたいことをすべて箇条書きでまとめる

相手にわかりやすくまとめる前に、全部箇条書きにしてまとめてしまいましょう。

最終的に伝えたいことはもちろん、いうべきこと、追加情報、言いたいこと・・・。この段階では話す内容を全て箇条書きにしましょう。時間とか気にせず。

片づけでも何かを整理整頓するときには持っているモノをすべて出します。

伝える情報もすべて書き出しましょう。そうすると伝えたいことが自分の頭の中で理解することができます。

3 強調する部分、共通点、順番などを整える

伝えたいことが全て出ればあとは伝えてわかりやすいように情報を分類するだけです。伝えること、伝えないこと、強調することなどを分類します。箇条書きで並べた自分のいいたいことから

  • 似たようなことを言っている部分
  • 優先順位が低いもの
  • 話の本筋からそれている部分
  • 時間的に説明できないこと

を取り除きましょう。これは整理収納でいう「整理」に当たります。そのうえで、伝える順番を整えて、一番強調する部分を明確にし、伝えたいことと対立事項をうまく対比できるように話を作るなどを行いわかりやすくまとめましょう。

4 改めて箇条書きにし、レイアウトをきれいにする

3まで終われば、あとはまとめたものを改めて箇条書きにして、レイアウトを整えましょう。整理収納でいえば「収納」に当たるでしょう。レイアウトを整えることは、IDIAというサイトにわかりやすく7項目にしてまとめられています。

1. 4項目以上ある場合は箇条書きにする
2. 何についての箇条書きかを示す
3. インデント(字下げ)をする
4. 行頭記号と項目との間を適切に調整する
5. 書き出しに同じ語句を繰り返さない
6. 言い回しや表現方法は統一する
7. 使用する箇条書きの個数を制限する

IDIAより

より情報を見やすく、理解しやすくしましょう。すると、自分でも伝えやすく、相手にとっても理解しやすいですよ。

最後に箇条書きを駆使してわかりやすい説明をしよう!

今回は、「わかりやすく相手に伝えるためのポイント」を4点にしてまとめました。

箇条書きは上手に使うことで、自分の伝えたい情報が整理され、相手にとってもわかりやすくなります。「短い時間でわかりやすく伝えたい!」という方はぜひ試してください。 本ここに入れておく

これだけは頭に入れて帰ってね!

1 最終的に言いたいことを意識する
2 話しておきたいことをすべて箇条書きでまとめる
3 強調する部分、共通点、順番などを整える
4 改めて箇条書きにし、レイアウトをきれいにする

考えてみてね

わかりやすく伝える方法を模索しよう!

もしよかったら片づけ生活の記事も読んでくださいね^^

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さとうきよふみ
このブログの管理人です。気ままに思ったことを書いていきます。性格はかなり気分屋でのんき。楽しいと思えることやりたいし、発信したいです。

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